FAQ
- Was ist eine digitale Signatur
- Wie sieht eine digitale Signatur aus?
- Wie kann ich auf meine Rechnungen zugreifen?
- Was muss ich tun, um eine Rechnung mit digitaler Signatur zu erhalten oder zu senden?
- EDI, Formate und Konvertierungen
- Ihre Kunden wünschen sich auch eine Zustellung per Briefpost?
- Was ist eine Verifikation?
Was ist eine digitale Signatur?
Die digitale Signatur ist eine der persönlichen Unterschrift gleichwertige Signierungsmethode, mit der eine Person auf elektronischem Weg Daten unterzeichnen kann. Wie die handschriftliche Unterschrift, ist die elektronische Signierung untrennbar mit dem jeweiligen Dokument verbunden.
Sie enthält verschlüsselte Prüfsummen (Hashwerte). Durch diese kann die Integrität der Daten ermittelt und eine eventuelle Veränderung der Daten aufgedeckt werden. Das Dokument wird beim Signaturvorgang durch ein nicht-umkehrbares Verfahren in Kurzform gespeichert. Der hierdurch entstandene Hashwert wird verschlüsselt und das Dokument zusammen mit dem verschlüsselten Hashwert verschickt.
Wie sieht eine digitale Signatur aus?
Auf einer ausgedruckten Rechnung kann der Hashwert als geschriebene Zeile abgebildet werden, z.B. am linken Bildrand.
Rechnungsausdruck mit digitaler Signatur
Auf einer Faxrechnung wird die digitale Signatur als 2D-Barcode aufgebracht. Dieser Barcode kann unterschiedlich ins Dokument eingefügt werden, z.B. entlang der unteren Bildkante oder als Quadrat.
Wie kann ich auf meine Rechnungen zugreifen?
Der Rechnungsersteller schickt seine Rechnung über nexMart an seinen Kunden. Dabei wird diese bei uns elektronisch signiert und im Archiv abgelegt. Der Absender der Rechnung kann seine Rechnung über seinen Login jederzeit abrufen. Der Rechnungsempfänger legt die empfangene Rechnung ebenfalls in seinem Archiv ab und kann dort über sein Login jederzeit zugreifen. Wird eine neue Rechnung im Archiv abgelegt, erhält der Rechnungsempfänger von uns eine E-Mail zur Information. Diese enthält einen Link über den er auch auf seine Rechnung zugreifen kann.
Die Rechnungen werden im Archiv 10 Jahre ab Beginn des Folgejahres aufbewahrt. Das Archiv entspricht den Richtlinien von GDPdu und GoBS.
Was muss ich tun, um eine Rechnung mit digitaler Signatur zu erhalten oder zu senden?
Wenn Sie als nexMart Kunde elektronische Rechnungen Ihrer Lieferanten erhalten möchten, müssen Sie fast nichts tun. Sie nennen uns Ihre technischen Kommunikationsdaten und nennen uns nur Ihren Wunschtermin. Alle Informationen dazu finden Sie hier.
Als Sender wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Ansprechpartner Alexander Haim unter +49 711. 99783 366 oder E-Mail senden.
EDI, Formate und Konvertierungen
nexMart ist seit 2001 Portalbetreiber und hat seitdem das Wissen um EDI-Prozesse ständig erweitert. Die langjährige Erfahrung unseres Expertenteams kommt Ihnen zu Gute. Selbstverständlich gehört die Konvertierung unterschiedlichster Formate (CSV, XML, EDIFACT, VDA, individuelle Formate) zu unserem Leistungsspektrum.
Wir beraten Sie gern!
Ihre Kunden wünschen sich auch eine Zustellung per Briefpost?
Wir bei nexMart bieten Ihnen ein ganzheitliches Rechnungsdaten-Outputmanagement. Das heißt, Sie können den gesamten Rechnungslauf über nexMart abwickeln. Also zusätzlich zu den elektronisch signierten Rechnungen können Sie auch gedruckte Rechnungen auf Ihrem eigenen Papier in gewohnter nexMart Qualität versenden.
Um diesen Vorgang für Sie so komfortabel wie möglich zu gestalten, stellt nexMart Ihnen – falls benötigt – einen einfach zu installierenden Druckertreiber zur Verfügung, der über einen Kanal alle Rechnungsdokumente abwickelt. Einmal eingerichtet, schicken Sie nexMart einfach alle Rechnungen und nexMart kümmert sich um den Rest.
Der Prozess der digitalen Signierung inklusive Archivierung:
Was ist eine Verifikation?
Die Verifikation einer Digitalen Signatur besteht aus der eigentlichen Signaturprüfung und der Prüfung auf die Gültigkeit der signierten Rechnung.
Dabei werden die verschlüsselten Prüfwerte der elektronischen Signatur erneut berechnet und anschließend mit den Originalwerten abgeglichen. Stimmen sie überein, werden die Daten an einen Trust Center gesendet, der prüft, ob die Rechnung und die digitale Signatur den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Ist das der Fall, erstellt er ein Prüfprotokoll. Die Dateien werden daraufhin gemeinsam im Archiv abgelegt und können dort eingesehen werden.
